¿Cómo transformar su PYME en una organización basada en datos?

Las pymes suelen carecer de los recursos o los presupuestos para llevar a cabo la toma de decisiones basada en datos. Esto es un problema, ya que los datos obtenidos de las encuestas, las cifras de ventas y los análisis pueden ayudar a informar la estrategia, mejorar la toma de decisiones y proporcionar una ventaja competitiva. Hemos recopilado una lista de pasos importantes que cualquier propietario de empresa puede tomar para transformar su empresa en una organización basada en datos.

¿Por qué debemos transformar una PYME en una organización impulsada por los datos?

Que es una cultura de los datos? Es la actitud y las creencias de nuestra gente cuanto a su forma de valorar y utilizar los datos. Y es un punto muy importante, ya que cualquier esfuerzo para cambiar hacia un modelo centrado en los datos es irrelevante si la cultura no acompaña.
Para ponerlo de otra manera, si Fulanito no se cree que basarse en información contrastada para decidir en sus tareas diarias es lo adecuado, pues no lo hará, y la inversión de tiempo y dinero está para tirar a la basura.
Al final, lo técnico (preparar datos, extraerlo, modelarlo, visualizarlo) es sencillo, en el sentido de que nos enfrentamos a ordenadores, que nos obedecen y nos contestan con unos y ceros. ¿Pero como hacer para cambiar la mentalidad de nuestra gente? ¿Cómo convencerlos de hacer el esfuerzo de adaptar su forma de trabajar, de aprender nuevas cosas?

Cómo transformar una PYME en una organización basada en datos en 5 pasos.

Liderazgo desde arriba

Un consejo básico es de dar el ejemplo. Parece obvio, pero el gerente de una PYME tiene que liderar los cambios y adaptar su propia forma de trabajar. De hecho, se suele decir que la cultura de una empresa es a 80 % la cultura del fundador.
Por eso, ponga los datos en el primer plano de la toma de decisiones empresariales y defienda la importancia de los datos. Esto animará el resto de la empresa a hacer lo mismo.

Actuar donde importa - rápidamente

Al principio, para empezar y convencer a todos de la importancia de los datos, es importante elegir proyectos de pequeño tamaño, pero que aporten valor rápidamente.
Por ejemplo, una buena manera de generar impulso para las iniciativas de datos es identificar los problemas de la empresa. A continuación, al compartir este análisis con sus equipos, puede lanzar una iniciativa en la que se les pregunte qué datos ayudarían a resolver estos problemas y qué análisis proporcionarían las respuestas necesarias.
Pero también es fundamental encontrar oportunidades en las que los datos no se hayan considerado plenamente. Se puede empezar con proyectos pequeños y de bajo riesgo que demuestren el valor de los datos, por ejemplo, haciendo recomendaciones de productos adaptadas a clientes individuales, o adaptando las campañas de marketing en función de variables de comportamiento.

Industrializar y ampliar

Cuando la iniciativa de crear una cultura de los datos empieza a cuajar, el esfuerzo debe ser continuado y el proyecto debe crecer, automatizando y ampliando el cambio.
Para eso hay que evitar quedar atrapado en un costoso proyecto de infraestructura. Se puede por ejemplo alquilar capacidad en la nube, o utilizar herramientas de código abierto y hardware barato.
La idea es invertir en tecnología moderna, con el objetivo de democratizar los datos, de fomentar la transparencia y la confianza.
Tecnicamente, es mejor evitar el despliegue de grandes cambios de una sola vez. En su lugar, vamos aportando pequeños incrementos cada poco tiempo. Este enfoque evita que los errores pasen desapercibidos, da la oportunidad de arreglar los fallos rapidamente, y evita que los equipos se vean abrumados por la cantidad de trabajo que requiere el mantenimiento de un sistema complejo.

Alinear la organización y la gente

Para que el mayor número posible de personas se sientan implicadas en el proyecto, es necesario vincular los objetivos de la empresa a los indicadores generados por sus datos. De este modo, el personal podrá ver directamente el vínculo entre la información derivada de los datos y los objetivos estratégicos de la empresa.
Y para que los empleados se beneficien de esta información, deben recibir formación en métodos y herramientas de análisis de datos. De este modo, toda la organización hablará el mismo idioma y los conocimientos empresariales que posee el personal se mezclarán con nuevos conocimientos sobre los datos, lo que a su vez proporcionará oportunidades para profundizar en la cultura de los datos. No es necesario que se conviertan en expertos en codificación o aprendizaje automático, pero deben entender el lenguaje de la ciencia de datos.
Cuidado, pues, que son cambios grandes en la forma de funcionar de la empresa, y entonces mejor introducir gradualmente los cambios. Si es posible, hacerlo con carácter prioritario allí donde la resistencia es evidente. Intente incorporar a agentes de cambio a nivel de base y busque el respaldo continuo de los jefes de equipo.
Y sobre todo, tenga paciencia: el cambio real no se producirá en el contexto de un único proyecto, sino que debe fomentarse a lo largo del tiempo.

Destacar el éxito y explicar que el fracaso es aceptable

Incentivar la innovación. Pregúntese cómo aborda su empresa la innovación, asegurándose de que no se castiga a los empleados por probar cosas nuevas.
Para impulsar la adopción del bucle de retroalimentación ágil en toda la organización, comparta las historias de éxito en toda la organización. Elogie a las personas que experimentan con nuevas ideas y, lo que es más importante, elógielas cuando esos experimentos fracasan, porque incluso los experimentos fallidos nos enseñan algo. Anime a la gente a asumir riesgos experimentando con nuevas ideas y aprendiendo de sus errores. Lleve a cabo autopsias para codificar lo que ha aprendido y saber cómo aplicarlo a futuros proyectos y experimentos.

¿Cuáles son los beneficios de transformar una PYME como organización impulsada por los datos?

Las empresas impulsadas por los datos disfrutan de mayores ingresos, mejor servicio al cliente, mayor eficiencia operativa y mayor rentabilidad.
Los análisis predictivos permiten a las empresas dirigirse con mayor precisión a los clientes y al impacto de los distintos regímenes de precios, lo que permite reaccionar más rápidamente al mercado.
También se puede buscar señales en el comportamiento de los clientes, como los productos concretos que compran o la frecuencia con la que lo hacen, lo que permite personalizar sus ofertas y mejorar la fidelidad de sus clientes.
Incluso se puede tomar decisiones inteligentes, aislando y cuantificando los generadores de costes o las pérdidas de eficiencia, lo que a su vez ayudará a que su empresa sea más rentable.
Para más detalles sobre los beneficios del análisis de datos para una PYME, he escrito una entrada entera sobre el tema: https://risack.es/2021/11/que-beneficios-concretos-puede-obtener-una-pyme-del-analisis-de-datos/.

Conclusión

Puede ser difícil mantener el interés y la motivación cuando se persigue un cambio organizativo basado en datos. A corto plazo, resulta tentador volver a los antiguos procesos una vez concluido el proyecto. Los esfuerzos a largo plazo se desbaratan si no se produce un impacto visible poco después de iniciar un nuevo plan de acción. Sin embargo, si es capaz de seguir adelante, su paciencia se verá recompensada a medida que su organización madure y se convierta en una organización basada en datos que genere un cambio positivo en los años venideros.

Esperamos que haya disfrutado de la entrada sobre cómo transformar una PYME en una organización basada en datos. Hay muchas cosas diferentes que deben hacerse para organizarse y basarse en los datos. El artículo lo guía a través de los pasos a seguir para transformar su PYME en una organización basada en datos. Si tiene alguna pregunta o comentario, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

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